Personalwesen
Personalwesen
PERSONALWESEN
Der gesamte Bereich des Personalwesens der Kommunen ist sehr gut für Interkommunale Zusammenarbeit geeignet.
Einerseits stellt das Personalwesen einen sog. „Back-Office-Bereich“ dar, d. h. einen Bereich, der nicht unmittelbar Kontakt mit dem Bürger hat. Eine der grundsätzlichen Empfehlungen für die Interkommunale Zusammenarbeit besagt, dass eine Kommune, die mit einem ersten IKZ Prozess beginnt, sich einen Back-Office-Bereich auswählen sollte – dieses auch deshalb, da sich möglicherweise einstellende Probleme so keine (größere) Außenwirkung bekommen.
Andererseits sind viele Tätigkeiten des Personalwesens standarisiert oder beruhen gar auf tariflichen oder beamtenrechtlichen Vorschriften. Diese Aufgabenbereiche können daher sehr gut auf eine andere (gemeinsame) Stelle übertragen werden.
Ein sehr gut in einer Kooperation zu erledigender Aufgabenbereich ist die Personalabrechnung. Hier kann daran gedacht werden, diese Tätigkeit auf große und sehr große Bereiche zu übertragen.
In Hessen werden gegenwärtig Überlegungen vertieft, die Personalabrechnung, ggfs. erweitert um zusätzliche Aufgabenfelder in gesamten Landkreisen einschließlich aller Kommunen einer zentralen Stelle zu übertragen.
Es gibt aber ebenso ernsthafte Überlegungen in Kommunen, die Versorgungskassen in Hessen, die Körperschaften des Öffentlichen Rechts sind, als Dienstleister im Personalbereich in Anspruch zu nehmen. Die Versorgungskassen sind hierzu aufgrund ihrer Aufgabenstellung wie auch der Qualität ihres Personalkörpers sicher sehr gut geeignet.
Da bei einer Aufgabenübertragung an eine der Versorgungskassen zunächst nur die Aufgabe übertragen, das Personal aber bei der Kommune verbleibt, ist diese Konstellation vertieft zu betrachten und zu diskutieren. Dabei ist – so erste Gespräche mit den Versorgungskassen – grundsätzlich auch ein Übergang von Personal der Kommunen zu den Versorgungskassen möglich – zumindest in direktionsmäßiger und finanzieller Hinsicht. Hierbei müssen selbstverständlich die Relationen von zu übertragender Aufgabe und abzuordnendem Personal berücksichtigt werden.
Eine Inanspruchnahme der Dienstleistungen der kommunalen Versorgungskassen im Sinne einer Aufgabenübertragung kann auch im Rahmen einer (Teil-)Mitgliedschaft erfolgen.
Dabei sind es nicht nur die häufiger genannten Bereiche der Personalabrechnung, der Berechnung der Beihilfe oder der Personalentwicklung in Gestalt von gemeinsamen Einstellungstests, gemeinsamer Aus- und Weiterbildung die für eine Kooperation in Frage kommen, sondern nahezu alle Tätigkeitsfelder des Personalwesens sind für IKZ in hohem Maße geeignet.
Gerade auch Aufgabenfelder des Personalwesens, die seltener vorkommen und dennoch einen hohen Aufwand durch schwierige Materie und rechtlich einwandfreie Arbeitsergebnisse erfordern sind potentielle Bereiche für eine IKZ.
- Eine Kooperation bringt für eine Kommune folgende Vorteile:
- Konzentration auf die Kernkompetenzen der Kommune
- Fortfall von EDV-Wartungsgebühren und Einsparung von Personalaufwand
- kein eigener oder extern einzukaufender Pflegeaufwand für DV-Verfahren
- Entlastung bei der Terminüberwachung
- kein laufender Trainingsaufwand für die eigenen Mitarbeiter (Gesetzesänderungen); Fortfall der aufwändigen Notwendigkeit Personal im Bereich einer schwierigen Materie für einen evtl. Vertretungsfall vorzuhalten, aus- und weiter zu bilden.
- Neutralität und Distanz des unabhängigen Dienstleisters kann zu mehr Objektivität und somit zu innerbetrieblicher Konfliktreduzierung führen
- Planbare Kosten; Kostentransparenz schafft Vertrauen in der Zusammenarbeit und macht die Leistungen kalkulierbar und stellt somit die Grundlage einer Kosten-/Nutzenbetrachtung dar.
- Zusätzliche Verfügbarkeit eigener DV-Ressourcen
- Höchste Sicherheit des Rechenzentrums
- Unabhängigkeit von technologischem Wandel, vor allem im Hard- und Softwarebereich
Von großer Bedeutung bei einer Kooperation im Bereich des Personalwesens ist es allerdings, die Kooperation als Dienstleister zu betrachten, der diejenigen Aufgaben erledigt, die Personalentscheidungen vor- oder nachgelagert sind. Die endgültigen Entscheidungen treffen aber weiterhin die Bürgermeister oder Landräte bzw. Gemeindevorstände, Magistrate und Kreisausschüsse. Die Entscheidungskompetenz bleibt also bei den bisherigen Kompetenzträgern und lediglich die vorbereitenden oder nachfolgenden Arbeiten und Aufgaben werden vom Dienstleister qualifiziert abgearbeitet. Hierdurch werden einerseits aufgrund des Spezialisierungs-Effektes beachtliche Qualitätssteigerungen und andererseits alternativ oder kumulativ gesteigerte finanzielle Effizienzen festzustellen sein.
Wichtig scheint bei den Überlegungen zu einer Kooperation im Personalwesen zu sein, dass die Verantwortlichen das Personalwesen nicht als einen Bereich ansehen, der absoluter Kernbereich einer Verwaltung ist, der unter allen Umständen eigenständig zu erledigen ist. Vielmehr muss die Kooperation als Dienstleister angesehen werden, die lediglich anstelle der bisherigen Personalstelle Aufgaben nach Vorgaben erledigt, hierbei aber wesentliche Synergien hebt.
IKZ Projekt: Landkreis Fulda
Personalverwaltung Bad Salzschlirf, Flieden, Großenlüder und Hosenfeld
Gemeinsame Durchführung von Aufgaben der Personalverwaltung